Access 365 SharePoint là gì? Tính năng và cách sử dụng?

Access 365 SharePoint: Giải Pháp Quản Lý và Chia Sẻ Tài Liệu Toàn Diện sẽ đưa bạn khám phá sức mạnh của Microsoft Access 365 và SharePoint trong việc cải thiện hiệu suất làm việc và hợp tác của doanh nghiệp.

I. Access 365 SharePoint là gì?Tính năng và cách sử dụng?

1. Access 365 SharePoint là gì

Access 365 SharePoint là một dịch vụ chia sẻ tài liệu và cộng tác trực tuyến mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft. 

Được tích hợp sẵn trong bộ Office 365, SharePoint cho phép các tổ chức dễ dàng tạo và quản lý các trang web nội bộ (intranet), thư viện tài liệu, và các kênh giao thông thông tin khác. 

Ngoài ra, nó còn cung cấp khả năng tìm kiếm tài liệu với tốc độ cao và độ chính xác, hỗ trợ quản lý lưu trữ dữ liệu và quyền truy cập một cách an toàn.

SharePoint không chỉ là một công cụ lưu trữ tệp mà còn là một nền tảng linh hoạt cho việc phát triển các ứng dụng web doanh nghiệp. 

Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp cần một hệ thống xuyên suốt để tích hợp và liên kết các công cụ văn phòng cùng các ứng dụng quản lý dự án, nhân sự, khách hàng, và nhiều công việc khác.

Tính năng và cách sử dụng?

II. Cách sử dụng Access 365 SharePoint

Để sử dụng Access 365 SharePoint một cách tối ưu, người dùng cần nắm vững các tính năng chính như: tạo và quản lý site, thư viện tài liệu, danh sách và quy trình công việc. 

1. Tạo và Quản lý Site: Bắt đầu bằng việc tạo một site trên SharePoint để tập hợp các tài liệu và dữ liệu liên quan đến dự án hoặc nhóm làm việc. Người dùng có thể tùy chỉnh site bằng các thành phần như trang chủ, trang con và các module tiện ích để phù hợp với nhu cầu của mình.

2. Thư viện Tài liệu: SharePoint cho phép bạn tạo các thư viện tài liệu, nơi bạn có thể lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp. Bạn cũng có thể thiết lập quyền truy cập khác nhau cho các thành viên để bảo vệ thông tin quan trọng.
 

3. Danh sách: Danh sách trong SharePoint giúp bạn quản lý thông tin dưới dạng bảng, tương tự như Excel .

Nhưng nó mạnh mẽ hơn trong việc tích hợp và chia sẻ nội dung trực tiếp trên nền tảng web. 

Bạn có thể tạo các loại danh sách khác nhau như danh sách liên hệ, danh sách nhiệm vụ và danh sách tùy chỉnh.

4. Quy trình Công việc: Tự động hóa quy trình công việc giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu lỗi phát sinh trong quá trình xử lý tài liệu và dữ liệu. SharePoint cung cấp công cụ để thiết lập quy trình như phê duyệt tài liệu, gửi thông báo và nhiều cơ chế khác.

Thông qua các tính năng này, Access 365 SharePoint trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp hiện đại, giúp tăng cường hiệu quả công việc và nâng cao năng lực cạnh tranh.

III. Tính năng chính của Access 365 SharePoint

Dưới đây là một số tính năng chính của Access 365 SharePoint mà bạn cần biết:

1. Quản lý tài liệu cải tiến: 

SharePoint cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu tinh vi, cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ, tổ chức và truy xuất tài liệu một cách hợp lý và hiệu quả. Các quyền truy cập chi tiết giúp bảo mật thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu quan trọng.



2. Cộng tác trong thời gian thực: Với tính năng đồng bộ thời gian thực, Access 365 SharePoint cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu mà không lo xung đột phiên bản. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp và giảm thiểu lỗi.

3. Tích hợp với các ứng dụng Office 365: 

SharePoint tích hợp liền mạch với các ứng dụng Office 365 như Word, Excel, PowerPoint, giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ dữ liệu và tài liệu.
→Xem thêm: Các công cụ cốt lõi trong Microsoft 365 Business
4. Tùy biến quy trình làm việc: 

SharePoint cung cấp các công cụ để thiết lập quy trình làm việc tự động, từ quy trình phê duyệt tài liệu đến các task quản lý dự án. Người dùng có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh các quy trình phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.

5. Bảo mật và tuân thủ: 

Access 365 SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu trước các mối đe dọa và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin của doanh nghiệp. 

Lời kết
Access 365 SharePoint là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, tăng cường cộng tác và nâng cao năng suất làm việc-phát triển bởi Microsoft

Các bạn đọc của Digimarket hãy tận dụng tốt các tính năng này để nâng cao hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc trong tổ chức của mình.

Hiện Digimarket.vn có cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp thông qua các bản Microsoft 365 Business. 

Liên hệ: 0862701191 để được tư vấn hỗ trợ và cài đặt!

Digimarket.vn - Một thành viên của Pareto Tech