So sánh G Suite và Office 365. Bạn nên chọn giải pháp nào?

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc lựa chọn bộ công cụ văn phòng phù hợp là yếu tố quan trọng đối với hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Hai ứng cử viên hàng đầu trong lĩnh vực này là G Suite (nay được gọi là Google Workspace) và Office 365 (nay là Microsoft 365). 

Vậy đâu mới là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn? Bài viết này Digimarket sẽ đưa ra so sánh G Suite và Office 365 qua các tiêu chí về tính năng chung, email, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, làm việc nhóm, chat và họp video, khả năng quản lý cùng khả năng mở rộng và nâng cấp. 

1. Tổng quan về G Suite và Office 365

Nhắc đến các bộ công cụ đám mây cho doanh nghiệp, G Suite và Office 365 là hai cái tên không thể không nhắc đến. Cả hai giải pháp này đều tập trung giải quyết chung một số vấn đề là cung cấp các công cụ cho cá nhân, kinh doanh cho doanh nghiệp bao gồm Email, lưu trữ dữ liệu, chia sẻ, cộng tác và công cụ văn phòng.    
- G Suite (nay là Google Workspace) 

• Phát triển bởi Google

• Tập trung vào đám mây và cộng tác thời gian thực

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng

- Office 365(nay là Mocrosoft 365) 

• Phát triển bởi Microsoft

• Kết hợp giữa ứng dụng truyền thống và dịch vụ đám mây

• Tính năng phong phú và quen thuộc với nhiều người dùng

• 

Digimarket sẽ tiếp tục so sánh chi tiết các tính năng cụ thể trong các phần tiếp theo để giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu cho mình.

2. Ưu nhược điểm của G Suite và Office 365

2.1 Ưu điểm G Suite và Office 365:

- G Suite: 

• giao diện đơn giản, dễ sử dụng và 

• Đặc biệt dễ dàng tích hợp với các dịch vụ của Google như Google Drive, Google Mail và Google Calendar. 

• G Suite mạnh mẽ trong việc hỗ trợ làm việc nhóm nhờ các tính năng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến theo thời gian thực. 

• Chi phí linh hoạt, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn.
   

  

- Office 365(Microsoft) của Microsoft thể hiện sự mạnh mẽ về tính năng và độ bảo mật cao.

• Bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft từ lâu đã được doanh nghiệp tin dùng nhờ những tính năng phong phú và hiệu suất ổn định như Word, Excel, PowerPoint. 

• Office 365 cũng có tích hợp với OneDrive giúp lưu trữ và chia sẻ tệp dễ dàng. 

• Điểm nổi bật là khả năng hỗ trợ trên nhiều nền tảng và các công cụ quản trị mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
   

2.1 Nhược điểm G Suite và Office 365:

- G-Suite: 

• Ít tính năng nâng cao hơn so với Office 365
• Có thể không quen thuộc với người dùng truyền thống

- Office 365:

• Có thể phức tạp hơn đối với người dùng mới
• Giá cả có thể cao hơn cho một số gói dịch vụ

3. So sánh tính năng của Google Workspace và Office 365

3.1 So sánh G Suite và Office về tính năng chung

Workspace Business Starter bao gồm: Gmail, Drive, Lịch, Hangouts Chat, Meet, Sites, Groups, Docs (Tài liệu, Bảng tính, Trình chiếu), Current,  và Admin.

Microsoft 365 Business Basic bao gồm: Email Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Office Online (Word, Excell, PowerPoint) và Admin.

Cả hai nền tảng đều hỗ trợ nhiều tính năng bảo mật và tuân thủ quy định, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. 

3.2 Tính năng Email

Google Workspace sử dụng Gmail trong khi Microsoft 365 sử dụng Email Exchange và Outlook có thể dùng offline    

- G Suite nổi bật với ứng dụng Gmail vốn đã quá quen thuộc với người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Gmail tích hợp tốt với các công cụ khác trong hệ sinh thái Google như Google Drive, Google Calendar, và Google Meet, giúp người dùng dễ dàng quản lý và phối hợp công việc. Giao diện người dùng đơn giản, trực quan và hỗ trợ mạnh mẽ cho việc tìm kiếm email cùng với các bộ lọc thông minh.

- Trong khi đó, Office 365 cung cấp Outlook - một giải pháp email giàu tính năng và là lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp vì khả năng quản lý email hiệu quả. 

Outlook nổi bật với các tính năng như lịch làm việc tích hợp, tính năng lên lịch họp dễ dàng, và công cụ quản lý tác vụ chi tiết. Bên cạnh đó, Outlook cũng cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng Office khác như Word, Excel và Teams, mang lại trải nghiệm liền mạch cho người dùng.

3.3 Tính năng lưu trữ và chia sẻ dữ liệu

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và cá nhân. Cả G Suite và Office 365 cung cấp các tính năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu mạnh mẽ:

Google Workspace có Google Drive trong khi Microsoft 365 có OneDrive:

G Suite đi kèm với Google Drive, cung cấp một kho lưu trữ trực tuyến rộng lớn và dễ sử dụng. Mỗi người dùng cá nhân nhận được 15GB miễn phí, 30GB cho gói Basic và không giới hạn cho gói Business và Enterprise. 

- Google Drive nổi tiếng với tính năng đồng bộ hóa tài liệu nhanh chóng và cho phép chia sẻ tài liệu với nhiều cấp độ quyền truy cập khác nhau, từ chỉ xem, bình luận đến chỉnh sửa. Ngoài ra, các tệp tin trong Drive có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa đồng bộ từ nhiều thiết bị khác nhau.

Office 365, ngược lại, cung cấp OneDrive làm công cụ lưu trữ chính. Với OneDrive, người dùng Office 365 nhận được 1TB lưu trữ cho gói cá nhân và không giới hạn đối với các gói doanh nghiệp. 

- OneDrive tích hợp sâu với các ứng dụng Office truyền thống như Word, Excel và PowerPoint, giúp việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong hệ sinh thái Office trở nên mượt mà và hiệu quả. Thêm vào đó, tính năng Co-authoring của OneDrive cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, tương tự như Google Drive.

3.4 Tính năng làm việc nhóm và cộng tác với File

Khi so sánh G Suite và Office 365 về khả năng làm việc nhóm và cộng tác với file, cả hai nền tảng đều cung cấp nhiều công cụ và tính năng hỗ trợ hiệu quả. 

- G Suite nổi bật với Google Docs, Sheets và Slides, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình chiếu trực tuyến theo thời gian thực, đồng thời theo dõi thay đổi và nhận xét ngay lập tức. Tích hợp Google Drive giúp dễ dàng lưu trữ và chia sẻ file, đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị.

- Office 365 mang đến những trải nghiệm tương tự với các ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint, hỗ trợ làm việc đội nhóm thông qua OneDrive và SharePoint. Đặc biệt, tính năng Co-Authoring (Cộng tác đồng tác giả) trên Office 365 cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, đồng thời hiển thị chi tiết về lịch sử sửa đổi.

3.5 Tính năng Chat, Họp video và tương tác nhóm

Khi nói đến tính năng chat và họp video, cả G Suite và Office 365 đều mang lại các giải pháp mạnh mẽ nhưng có những ưu điểm và hạn chế riêng.

- Google Meet trong G Suite cung cấp một nền tảng đơn giản và dễ sử dụng để tổ chức các cuộc họp video chất lượng cao, với khả năng tích hợp linh hoạt vào các ứng dụng như Calendar và Gmail, giúp thuận tiện cho việc lên lịch và tham gia các cuộc họp. G

Bên cạnh đó, Google Chat hỗ trợ nhắn tin tức thời với các tính năng tổ chức nhóm, thảo luận theo chủ đề và tích hợp dễ dàng với các tệp trong Google Drive.

Hạn chế của Google meet là giới hạn số người khi tham gia họp video.

- Microsoft Teams trong Office 365 không chỉ là một công cụ chat và họp video, mà còn là một nền tảng quản lý dự án toàn diện. Teams tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Office khác như Word, Excel và PowerPoint, mang lại trải nghiệm làm việc liên tục mà không cần chuyển đổi ứng dụng. 

Ngoài ra, Teams còn hỗ trợ các tính năng như lưu trữ lịch sử chat, tích hợp ứng dụng bên thứ ba và tạo kênh riêng cho các dự án cụ thể, giúp tối ưu hóa sự hợp tác và quản lý công việc nhóm.

3.6 Khả năng quản lý của quản trị viên

- G Suite nổi bật với giao diện quản trị đơn giản và thân thiện. Các tính năng quản lý, như thiết lập và giám sát các chính sách bảo mật, tạo và quản lý tài khoản người dùng, đều được thực hiện qua giao diện Admin Console dễ sử dụng. G Suite cũng hỗ trợ quản lý thiết bị di động, cho phép quản trị viên kiểm soát các thiết bị kết nối tới tài nguyên của công ty.

- Office 365, tuy nhiên, lại cung cấp khả năng quản lý sâu rộng hơn thông qua Admin Center. Tại đây, quản trị viên có thể tận dụng các công cụ chuyên sâu như Exchange Admin Center và SharePoint Admin Center để tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 

Hệ thống cung cấp các tính năng phân quyền và bảo mật nâng cao, đồng thời tích hợp với Active Directory để quản lý tài khoản và nhóm người dùng một cách hiệu quả.

Google Workspace thực sự đã tạo ra một hệ thống rất mạnh để kiểm soát hệ thống; Microsoft 365 mặc dù có rất nhiều tính năng nhưng thiết kế của Microsoft rất phức tạp dẫn đến người quản trị rất khó vận hành và khó có thể khai thác hết năng lực của phần mềm này.  

3.7 Khả năng mở rộng và nâng cấp

G Suite cho phép bạn dễ dàng nâng cấp từ các gói nhỏ lên các gói cao cấp mà không đòi hỏi nhiều bước phức tạp. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh, khi mà sự linh hoạt và tốc độ chuyển đổi là yếu tố quyết định.

Office 365 cũng không kém phần mạnh mẽ với các gói dịch vụ đa dạng từ Office 365 Business Basic đến Office 365 Enterprise. Ngoài ra, Office 365 còn cung cấp nhiều công cụ chuyên biệt như Power BI và các giải pháp AI tích hợp, giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô và tăng hiệu suất công việc. 

Điểm khác biệt lớn nằm ở việc Office 365 cung cấp nhiều công cụ hơn cho doanh nghiệp lớn với các yêu cầu phức tạp hơn trong việc phân tích dữ liệu và các dự án lớn. Tuy nhiên, G Suite lại nổi bật với sự đơn giản và tính linh hoạt, giúp dễ dàng quản lý và triển khai cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

→Xem thêm: So sánh google workspace và office 365? Lựa chọn nào tối ưu?

4. Khi nào tôi nên sử dụng G Suite và Office 365?

Việc lựa chọn giữa G Suite (hiện tại được biết đến là Google Workspace) và Office 365 nên dựa vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc cá nhân. 

- Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, G Suite có thể là lựa chọn tối ưu nhờ vào tính đơn giản và tích hợp mạnh mẽ với các công cụ của Google như Google Drive và Google Meet. 
- Mặt khác, nếu doanh nghiệp của bạn đã quen với hệ sinh thái của Microsoft hoặc yêu cầu sức mạnh của Office các phần mềm như Outlook, Excel, Word và PowerPoint, thì Office 365 sẽ là lựa chọn tốt hơn. 

Tổng kết
Như vậy, với sự so sánh G Suite và Office 365 mà Digimarket đã đưa ra ở trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về ưu nhược điểm của G Sutie và Office 365 cũng như các tính năng nổi bật của chúng. Và cuối cùng là quyết định của bạn ra sao, điều này phụ thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp của bạn.

Bạn cần tư vấn thêm, xin hãy liên hệ đến bộ phận chăm sóc khách hàng của digimarket chúng tôi: 0862 701 191 để được hỗ trợ, giải đáp. 

Ngoài ra, nếu bạn chỉ dùng riêng cá nhân, gia đình, chúng tôi có cung cấp các gói Microsoft 365 cá nhân, chia sẻ cho nhiều ngươi dùng dưới đây:

• Microsoft 365 Family

• Microsoft 365 Personal